Menningarmála- og safnanefnd (2000-2008)
Ár 2001, þriðjudaginn 10. apríl kl. 20:00, kom menningarmála- og safnanefnd saman til fundar á bæjarskrifstofunni.
Þessi komu til fundarins: Birna Gunnlaugsdóttir, Jósef H. Þorgeirsson, Helga Magnúsdóttir og Ragnheiður Guðmundsdóttir.
Auk þeirra mættu á fundinn: Halldóra Jónsdóttir og Kristján Kristjánsson.
Ennfremur sótti fundinn: Helga Gunnarsdóttir.
Auk þeirra mættu á fundinn: Halldóra Jónsdóttir og Kristján Kristjánsson.
Ennfremur sótti fundinn: Helga Gunnarsdóttir.
Þetta gerðist á fundinum:
1. Kristján Kristjánsson gerði grein fyrir málefnum Héraðsskjalasafnsins, en þar hafa komið til starfa um fimm mánaða bil tvær stúlkur í átaksverkefni.
Kristján gerði að umstalsefni afhendingu skjala, sem sem hann talidi ekki í samræmi við reglur er um þetta gilda. Hann lagði fram eftirfarandi minnisblað:
?Eins og kemur fram í samþykkt fyrir Héraðsskjalasafn Akraness ( samþykkt 21.12 1999) er safnið sjálfstæð skjalavörslustofnun og starfar samkvæmt lögum um Þjóðskjalasafn.
Héraðsskjalasafnið er hugsað sem framtíðarvarðveislustaður og því ætti sem minnst að berast þar inn fyrir dyr af bókhaldsgögnum sem má eyða að ákveðnum tíma liðnum samkvæmt bókhaldslögum. Sökum plássleysis hjá bæjarskrifstofu hefur töluvert af slíkum gögnum verið afhent á skjalasafnið og bárust til að mynda um 40 kassar af bókhaldi bæjarskrifstofu frá árunum 1994-1997 á liðnu ári. Geymsluskrá (sem Þjóðskjalasafn og héraðsskjalasöfn gera kröfu um að fylgi öllum afhendingum) var verulega ábótavant. Má áætla að kostnaður við frágang (grisjun og eyðing gagna, flokkun og gerð geymsluskrár) þessarar afhendingar sé umtalsverður. Fyrir eru í safninu töluvert magn fylgiskjala bókhalds sem bíður grisjunar. Geymslurými safnsins er takmarkað (og ekki fyrirsjáanlegt að það aukist á næstunni) og því telur skjalavörður brýnt að taka upp ákveðnar verklagsreglur um afhendingar á bókhaldsgögnum.
Það segir sig sjálft að það leysir ekki skjalavanda bæjarskrifstofu að flytja hann yfir í Héraðsskjalasafnið og eykur vandann auðvitað frekar en hitt. Skjalvörður leggur því til að eftirfarandi vinnuregla verði sett vegna afhendinga bókhaldsgagna frá bæjarskrifstofu og stofnunum bæjarins:
Bókhaldsgögn sem á eftir að grisja samkvæmt bókhaldslögum og reglum um skjalavörslu sveitarfélaga skal alla jafna ekki afhenda á Héraðsskjalasafn Akraness. Héraðsskjalasafnið getur í undantekningartilfellum tekið við slíkum gögnum til tímabundinnar varðveislu gegn geymslugjaldi sem jafngildir kostnaði við grisjun og eyðingu skjalanna og flokkun þeirra ásamt gerð geymsluskrár ef slík skrá er ekki fyrir hendi.?
Héraðsskjalasafnið er hugsað sem framtíðarvarðveislustaður og því ætti sem minnst að berast þar inn fyrir dyr af bókhaldsgögnum sem má eyða að ákveðnum tíma liðnum samkvæmt bókhaldslögum. Sökum plássleysis hjá bæjarskrifstofu hefur töluvert af slíkum gögnum verið afhent á skjalasafnið og bárust til að mynda um 40 kassar af bókhaldi bæjarskrifstofu frá árunum 1994-1997 á liðnu ári. Geymsluskrá (sem Þjóðskjalasafn og héraðsskjalasöfn gera kröfu um að fylgi öllum afhendingum) var verulega ábótavant. Má áætla að kostnaður við frágang (grisjun og eyðing gagna, flokkun og gerð geymsluskrár) þessarar afhendingar sé umtalsverður. Fyrir eru í safninu töluvert magn fylgiskjala bókhalds sem bíður grisjunar. Geymslurými safnsins er takmarkað (og ekki fyrirsjáanlegt að það aukist á næstunni) og því telur skjalavörður brýnt að taka upp ákveðnar verklagsreglur um afhendingar á bókhaldsgögnum.
Það segir sig sjálft að það leysir ekki skjalavanda bæjarskrifstofu að flytja hann yfir í Héraðsskjalasafnið og eykur vandann auðvitað frekar en hitt. Skjalvörður leggur því til að eftirfarandi vinnuregla verði sett vegna afhendinga bókhaldsgagna frá bæjarskrifstofu og stofnunum bæjarins:
Bókhaldsgögn sem á eftir að grisja samkvæmt bókhaldslögum og reglum um skjalavörslu sveitarfélaga skal alla jafna ekki afhenda á Héraðsskjalasafn Akraness. Héraðsskjalasafnið getur í undantekningartilfellum tekið við slíkum gögnum til tímabundinnar varðveislu gegn geymslugjaldi sem jafngildir kostnaði við grisjun og eyðingu skjalanna og flokkun þeirra ásamt gerð geymsluskrár ef slík skrá er ekki fyrir hendi.?
Afgreiðslu tillögunnar var frestað til næsta fundar.
2. Nýtt bókasafnskerfi ?Aleph?
Halldóra Jónsdóttir gerði ítarlega grein fyrir þessu kerfi, sem nefnt hefur verið ?Landskerfi bókasafna? Nokkur kostnaður fylgir þessu kerfi en eitt og annað kemur á móti. Halldóru falið að afla frekari gagna.
3. Umsóknir um starf bókasafnsfræðings. Þrjár umsóknir bárust:
Aldís Sigurðardóttir, þjóðfræðingur.
Arinbjörn Kúld, rekstrarfræðingur,
Ásdis Kristmundsdóttir, meistarapróf í tónlist.
Arinbjörn Kúld, rekstrarfræðingur,
Ásdis Kristmundsdóttir, meistarapróf í tónlist.
Nefndin mælir með því að Ásdís Kristmundsdóttir verði ráðin í starfið.
4. Lagður fram ársreikningur Bíóhallarinnar fyrir árið 2000.
Fleira ekki gert, fundi slitið.
Jósef H. Þorgeirsson (sign)
Birna Gunnlaugsdóttir (sign)
Helga Magnúsdóttir (sign)
Helga Gunnarsdóttir (sign)
Birna Gunnlaugsdóttir (sign)
Helga Magnúsdóttir (sign)
Helga Gunnarsdóttir (sign)
