Stjórnsýsla/Fundargerðir/Framkvæmdaráð (2009-2014)/Framkvæmdaráð (2009-2014) - 22. fundur - 17.11.2009

Framkvæmdaráð (2009-2014)

22. fundur 17. nóvember 2009 kl. 17:15 í fundarherbergi 1, Stillholti 16-18

Fundargerð ritaði: Ragnar Már Ragnarsson verkefnastjóri

Dagskrá

1.Vallholt 1 - húsaleigusamningur

910057

Leigusamningur vegna Vallholts 1. Verkefnastjóri gerði grein fyrir hugmyndum um nýtingu á húsnæðinu svo og nýtingu þjónustumiðstöðvar við Laugabraut og kostnaði við flutning og breytingar sem nauðsynlegt er að gera á húsnæði við Laugabraut.

Leigusamningurinn lagður fram. Minnisblað verkefnastjóra vegna viðhalds á þjónustumiðstöð Laugarbraut lagt fram.

2.Viðhaldssamningur - framsal

911001

Nýtt bréf Garðars Jónssonar dags. 11. nóvember 2009 f.h. Híbýlamálunar Garðars Jónssonar ehf. og Glit málunar ehf. þar sem hann óskar eftir svörum og rökstuðningi fyrir því að erindi hans um að fá að yfirfæra verksamning milli fyrirtækja hafi verið hafnað.

Framkvæmdaráð telur ekki ástæðu að svo komnu máli að taka málið upp að nýju, en óskar eftir nánari skýringum á beiðni bréfritara.

3.Flóahverfi - gatnagerð og lagnir.

810068

Framkvæmdastjóri gerði grein fyrir frestun bæjarráðs á tillögu framkvæmdaráðs um leiðréttingu á endurskoðaðri fjárhagsáætlun gatnaframkvæmda, manar, götulýsingar og gangstíga sem að mati Framkvæmdastofu voru lækkaðar of mikið í endurskoðaðri fjárhagsáætlun. Bæjarráð óskar eftir greinargerð um málið. Í tengslum við þetta mál upplýsti framkvæmdastjóri að við lokagreiðslu til verktaka vegna Flóahverfis hafi legið fyrir hjá fjármálastjóra og aðalskrifstofu þann 27/10 2009 nákvæm skýrsla eftirlitsmanns um verkframvindu verksins þar sem gert er grein fyrir verkframvindu, aukaverkum og þeim fjárupphæðum sem komu til greiðslu hjá kaupstaðnum svo og þeim fjárhæðum sem felldar voru niður í verksamningnum. Jafnframt gerði framkvæmdastjóri grein fyrir tölvupósti dags. 21. september 2009 sem hann sendi fjármálastjóra og bæjarstjóra þar sem niðurskurður á fjárhagsáætlun vegna Flóahverfis er ekki ráðlögð í þeim mæli sem bæjarstjóri lagði upp með í tölvupóstinum.

Framkvæmdaráð telur að umbeðnar upplýsingar liggji fyrir þannig að bæjarráð geti tekið málið fyrir til efnislegrar umfjöllunar.

4.Götur á Akranesi - úttektarskýrsla

911045

Framkvæmdastjóri gerði grein fyrir úttekt sem Hlaðbær Colas hefur gert á gatnakerfi bæjarins hvað viðhaldsþörf á bundnu slitlagi varðar. Skýrslan gerir ráð fyrir því að kostnaður við viðhald og endurnýjun þurfi að vera um 40 - 65 milljónir á ári næstu 5 árin.

Framkvæmdaráð þakkar skýrsluhöfundum fyrir skýrsluna.

5.Fjárhagsáætlun 2010 - Framkvæmdastofa

911039

Framkvæmdastjóri fór yfir fyrirliggjandi drög að áætlun sem verið er að vinna með nú fyrir fyrri umræðu í bæjarsjórn sem verður þann 24. nóvember n.k.

Framkvæmdaráð telur mun heppilegra að forgangsraða innan fyrirliggjandi viðhaldsáætlunar þegar fjárhagsáætlun liggur fyrir. Framkvæmdaráð stefnir á aukafund vegna fjárhagsáætlunar þegar framkvæmdastofa hefur lokið við yfirferð á tillögu að fjárhagsáætlun.

6.Framkvæmdastofa - Rekstrarstaða 2009

908018

Afgreiðsla bæjarráðs dags. 12. nóvember 2009. Bæjarráð hefur samþykkt beiðni framkvæmdaráðs um tilflutning fjárhagsáætlunar vegna Bíóhallar og Akrasels. Einnig samþykkt aukafjárveitingu vegna Bjarnalaugar. Bæjarráð hafnar hins vegar beiðnum Framkvæmdaráðs um endurskoðun reglna um fjármálastjórn og niðurfellingu á millifærðri reiknaðri vinnu sérfræðinga framkvæmdastofu. Framkvæmdastjóri upplýsti vegna bókunar bæjarráðs að upplýsingum um umframkostnað vegna Bjarnalaugar var strax komið bæði til Framkvæmdaráðs og bæjarstjóra þegar þær lágu fyrir og í framhaldi þess með formlegum hætti til bæjarráðs með beiðni um aukafjárveitingu.

Framkvæmdaráð áréttar nauðsyn þess að vel sé fylgst með framvindu verka varðandi kostnað.

Sveinn vill bóka eftirfarandi:

Bókun vegna bæjarráðsfundar 12. nóv. sl.

Undirritaður undrast nokkuð bókanir bæjarráðs í 1. lið fundargerðar þess frá 12. nóvember sl.

Það er nýbreytni að nefndir og ráð bóki á aðrar nefndir og ráð kaupstaðarins. Ýmislegt sem bæjarráð hefur tekið sér fyrir hendur væri því bókunarvert að mati undirritaðs, m. a. framúrkeyrsla á ýmsum fjárhagsáætlunarliðum. Erindi Framkvæmdastofu sem var til umfjöllunar í bæjarráði er byggt á samþykktum Framkvæmdaráðs, en í því sitja þrír bæjarfulltrúar, þar af tveir úr meirihluta og annar þeirra formaður. Undirritaður kann því illa að framkvæmdastjóri Framkvæmdastofu skuli snupraður fyrir það að koma samþykktum ráðsins á framfæri við bæjarráð.

Vegna liðar 5 er umhugsunarefni hvort samþykkt bæjarráðs um fjármálastjórnun frá 22/5 sé ekki brot á bæjarmálasamþykkt þar sem ráðum, framkvæmdastjórum og forstöðumönnum stofnana er falin ábyrgð á fjárreiðum stofnana sem undir viðkomandi heyra og kemur fjármálastjóri ekki þar að.

Undirritaður fer þess á leit við framkvæmdastjóra að hann fái formlegt álit reikningsskilanefndar Sambands ísl. sveitarfélaga (Hagdeildar) um hvernig meðhöndla skuli millifærslur á eigin vinnu starfsmanna Akraneskaupstaðar í bókhaldi bæjarins.

Fundi slitið.

Fundargerðir